Quand un syndic confie à Novolink le remplacement de l’interphonie d’une copropriété, l’opération technique n’est qu’une partie du travail. Il faut aussi recenser précisément chaque résident, son nom à afficher, son numéro de téléphone, ses badges et télécommandes. Et là, ça se complique souvent. Récit d’un projet où nous avons développé un outil sur mesure pour la résidence CI EDIANE à Cagnes-sur-Mer.
Le contexte : remplacer un interphone vieillissant par une solution Intratone moderne
La résidence CI EDIANE, située 5 rue des Micocouliers à Cagnes-sur-Mer, regroupe 82 logements répartis sur deux cages d’escalier et plusieurs niveaux. Le syndic Europazur nous a confié le remplacement complet de l’interphonie de la copropriété par une solution Intratone Intracode 4G, avec un nouveau dispositif d’accès Vigik et une gestion temps réel des résidents.
Le principe est simple et moderne : quand un visiteur cherche un nom sur la nouvelle platine, le système appelle automatiquement le téléphone (fixe ou mobile) du résident, qui peut alors parler avec le visiteur et ouvrir la porte à distance, sans se déplacer. Avec l’application My Intratone, il peut même voir son visiteur en vidéo.
Le problème : impossible d’obtenir un recensement fiable des résidents
Pour programmer correctement le nouveau système, nous avions besoin d’informations précises pour chaque logement : qui habite là, quel nom afficher sur la platine, quel numéro de téléphone appeler, combien de badges et de télécommandes sont en circulation.
Sauf que la collecte de ces informations s’est avérée beaucoup plus complexe que prévu :
- La liste des copropriétaires fournie ne contenait pas l’affectation des lots
- L’État Descriptif de Division reçu ensuite ne reflétait plus la réalité du terrain (locaux requalifiés, numérotations divergentes entre boîtes aux lettres, portes et lots notariaux)
- Certains lots juridiques n’avaient plus de correspondance physique identifiable sur place
- Les propriétaires bailleurs n’avaient pas les coordonnées à jour de leurs locataires
Bref, en croisant tous les documents fournis, nous nous retrouvions avec une base de données inutilisable pour préparer sérieusement l’intervention. Sans recensement fiable, impossible de savoir quels noms afficher sur la platine, quels numéros appeler, ou combien d’objets seraient à reprogrammer le jour J.
Notre solution : un formulaire en ligne dédié à la résidence
Plutôt que de continuer à courir après l’information, nous avons pris une décision : développer nous-mêmes un outil de recensement sur mesure pour la résidence. En quelques jours, nous avons créé un mini-site dédié, accessible à l’adresse ediane.novolink.fr.
Le principe : chaque résident reçoit l’information (par affichage dans le hall, dans les boîtes aux lettres, et par email via le syndic) et complète un formulaire en ligne d’environ deux minutes. Toutes les données arrivent directement dans une base sécurisée que nous gérons côté Novolink.
Un formulaire conçu pour être rempli en deux minutes
L’enjeu principal du formulaire : être compréhensible et rapide pour tous les résidents, y compris ceux qui ne sont pas à l’aise avec l’informatique. Nous avons donc travaillé chaque détail :
- Une explication claire en intro : ce qu’on demande, pourquoi, et comment le nouveau système fonctionnera (procédure d’ouverture depuis un téléphone classique ou depuis l’application)
- Section 1 — Coordonnées du remplisseur : nom (forcé en majuscules), prénom (première lettre auto-capitalisée), statut propriétaire/locataire, téléphone obligatoire, email facultatif
- Section 2 — Numéro de boîte aux lettres : l’identifiant unique de chaque lot dans la résidence (1 à 80), avec une option « je n’ai pas de boîte aux lettres » pour les propriétaires de cave ou garage seuls
- Sections suivantes : localisation, nom à afficher sur la platine, téléphones à appeler, option vidéo, lots annexes (cave, garage), nombre de badges et télécommandes
- Validation en temps réel : chaque champ est vérifié dès la saisie. Si un numéro de téléphone est mal formé, l’utilisateur est prévenu immédiatement, pas à la fin
- Formatage automatique : les numéros de téléphone s’écrivent avec des espaces tous les 2 chiffres pendant la frappe (06 12 34 56 78), pour éviter les erreurs
Un point crucial : la pédagogie sur les badges et télécommandes
Un autre enjeu était d’expliquer clairement aux résidents que tous leurs badges Vigik et toutes leurs télécommandes seront reprogrammés sur le nouveau système le jour de l’intervention. Il fallait donc :
- Bien préciser que les badges Vigik servent à l’accès piéton (portail et hall) et les télécommandes à l’accès voiture (portail et garage)
- Insister sur le fait que ces objets doivent absolument être remis le jour de l’intervention, sinon ils cesseront de fonctionner
- Prévoir un plan B pour les résidents absents ce jour-là : confier les objets à un voisin ou les envoyer par la poste à notre adresse, en indiquant le numéro de boîte aux lettres sur un papier joint
Côté Novolink : un tableau de bord pour suivre la collecte en temps réel
L’autre moitié du dispositif, c’est le panneau d’administration que nous utilisons en interne. Accessible uniquement par mot de passe, il nous donne une vision en temps réel de la collecte des données et nous permet de préparer sereinement l’intervention.
Ce que ce tableau de bord nous permet de faire :
- Voir d’un coup d’œil la complétion : compteur de réponses reçues, pourcentage de BAL physiques complétées, nombre de BAL fictives créées pour les caves/garages isolés
- Repérer les retardataires : les cases grises identifient instantanément les résidents qui n’ont pas encore répondu, pour pouvoir effectuer des relances ciblées
- Suivre la reprogrammation le jour J : pendant l’intervention, l’équipe technique passe chaque BAL en « ✓ Reprogrammé » au fur et à mesure. Le compteur de badges et télécommandes restant à traiter se met à jour automatiquement
- Modifier une entrée : si un résident appelle pour corriger une information après avoir rempli le formulaire, on peut tout éditer directement depuis l’interface
- Exporter en CSV : pour avoir une trace dans nos archives ou transmettre les données au syndic en fin d’intervention
Communication papier : une affiche dédiée pour le hall et les boîtes aux lettres
Pour informer tous les résidents — y compris ceux qui ne consultent pas leurs emails — nous avons fourni au conseil syndical une affiche papier prête à imprimer, à coller dans le hall et dans chaque boîte aux lettres.
Cette affiche reprend toutes les informations essentielles, avec un QR code qui permet d’ouvrir le formulaire directement depuis un smartphone sans avoir à taper l’adresse.
Le résultat : une intervention préparée sereinement
Cette approche a transformé un projet qui patinait depuis plusieurs semaines en une opération fluide et maîtrisée. En quelques jours après mise en ligne, nous avons collecté les informations de la majorité des résidents, avec un niveau de précision impossible à atteindre par les canaux traditionnels (réunions, courriers, échanges avec le syndic).
Pour la copropriété, les bénéfices sont multiples :
- Chaque résident a fourni lui-même les bonnes informations, ce qui élimine les erreurs de transmission
- Le syndic et le conseil syndical n’ont rien eu à gérer de plus que de relayer l’information
- L’intervention a pu être planifiée précisément, avec le bon nombre de badges et télécommandes à reprogrammer
- Aucun résident ne sera laissé de côté : on identifie en temps réel qui n’a pas répondu pour faire de la relance ciblée
Et pour votre copropriété ?
Si votre syndic ou votre conseil syndical s’interroge sur le remplacement de l’interphonie de votre résidence et redoute la phase de recensement, sachez que Novolink peut développer un outil sur mesure adapté à votre copropriété, quelle que soit sa taille.
Nous intervenons sur l’ensemble des Alpes-Maritimes (06) et sur la Côte d’Azur pour :
- Remplacement complet d’interphonie (audio ou vidéo, technologie Intratone, Comelit, Aiphone…)
- Installation de contrôle d’accès Vigik et reprogrammation des badges
- Mise en place d’outils de recensement sur mesure pour préparer sereinement les interventions
- Accompagnement de A à Z du syndic et du conseil syndical, de la phase d’étude au SAV
Que vous soyez syndic, membre d’un conseil syndical ou simple copropriétaire, n’hésitez pas à nous contacter pour étudier votre projet